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Imagen: Viktor Pazemin/Adobe Stock

En el mundo duplicado, la definición significa todo. Eso es porque un duplicado es subjetivo al contexto de sus datos relacionados. Los duplicados pueden ocurrir en una sola columna, en varias columnas o en registros completos. No existe una característica o técnica que encuentre duplicados en todos los casos. En este artículo, le mostraré cómo encontrar duplicados en Microsoft Excel.

VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deben conocer (PDF gratuito) (TechRepublic)

Estoy usando microsoft 365 en un sistema Windows de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel para la web no admite filtros avanzados y limita el formato, pero puede aplicar reglas de formato condicional.

Cómo filtrar registros duplicados en Excel

Quizás la forma más fácil de encontrar duplicados es usar el filtro avanzado de Excel. Es flexible y puede encontrar fácilmente líneas duplicadas. Lo que hagas con el resultado depende de ti. Por ejemplo, usaremos un filtro avanzado para copiar los registros resultantes, sin duplicados en otra ubicación. De esa manera, todavía tiene los datos originales y un conjunto separado de registros únicos.

En esta situación, la palabra encontrar es algo engañosa. Esta característica no encontrará los duplicados: los filtrará de los resultados, brindándole un conjunto único de registros.

Veamos una hoja de trabajo que tiene dos registros duplicados en un objeto Tabla (Figura A). Recomiendo usar Tablas, pero esta función funcionará con un rango de datos común. Incluso en una hoja pequeña, encontrar duplicados visualmente es una tarea un poco difícil y puede fallar. Para eliminar temporalmente los duplicados del conjunto de datos, use la función de filtro avanzado de Excel de la siguiente manera:

  1. Seleccione cualquier celda dentro del conjunto de datos.
  2. Haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en Filtro avanzado en el grupo Ordenar y filtrar.
  3. Seleccione Copiar a otra ubicación en la sección Acción.
  4. Verifique el rango de la lista para asegurarse de que Excel haga referencia correctamente a los datos originales.
  5. Ingrese un rango de copia en el control Copiar a. Elegí H2.
  6. Verifique solo registros únicos (Figura B) y haga clic en Aceptar.

Figura A

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Estos registros de Microsoft Excel tienen dos duplicados en la tabla.

Figura B

ExcelDuplicateRed_B
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Asegúrese de seleccionar la opción Escanear solo registros únicos.

Figura C

ExcelDuplicateRed_C
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. La lista filtrada tiene dos registros breves porque esta función de Excel eliminó los duplicados.

Excel copiará una lista filtrada de registros únicos (Figura C) para el rango especificado en el Paso 5. En este punto, puede reemplazar los datos originales con la lista filtrada si desea eliminar los duplicados. Como regla general, no recomiendo eliminar datos, incluso si cree que nunca volverá a hacer referencia a ellos, pero eso depende de usted.

Una cosa que quizás no note de inmediato es que los valores de Comisión en el conjunto filtrado son valores literales. En los datos originales, esta columna contiene una expresión. Tenga en cuenta este tipo de problemas: si planea usar el conjunto filtrado en el futuro, debe reemplazar los valores con la expresión para que los nuevos registros calculen correctamente las comisiones.

Cómo dar formato a valores duplicados en Excel

Encontrar duplicados en una sola columna o en varias columnas es un poco más difícil que filtrar un registro completo. Usar el formato condicional de Excel para resaltar los duplicados en una sola columna es una forma de encontrarlos rápidamente, aunque hay menos razones para excluir los duplicados en esta situación. Vamos a formatear montos de comisiones duplicados de la siguiente manera:

  1. Seleccione la celda F3:F13.
  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos.
  3. Elija Nueva regla de la lista desplegable.
  4. En el panel superior, seleccione la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.
  5. En el panel inferior, escriba =COUNTIF(F:F,F3)>1. (El punto es gramatical y no forma parte de la fórmula de Excel).
  6. Haga clic en el botón Formato, haga clic en la pestaña Fuente, elija Rojo y haga clic en Aceptar (Figura D).
  7. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja de trabajo.

Figura D

ExcelDuplicateRed_D
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Introduzca la fórmula de Excel y elija un formato.

Figura E

ExcelDuplicateRed_E
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. La regla de formato condicional resalta las comisiones duplicadas.

El formato condicional resaltará cualquier valor en la columna F que se repita (Figura E). La función de Excel CONTAR.SI() devuelve un recuento condicional. En este caso, compara la comisión actual con todos los demás valores de comisión y devuelve True si hay más de uno. Si desea que Excel resalte solo las copias, dejando la primera aparición del valor sin cambios, ingrese la fórmula de Excel =COUNTIF($F$3:$F3, F3)>1 en el Paso 5.

Esta regla condicional funciona muy bien para una sola columna. ¿Cómo podemos encontrar valores duplicados en varias columnas? Para esta tarea, usaremos dos fórmulas auxiliares de Excel: una para concatenar las columnas que está comparando; un segundo para contar los duplicados. Digamos que desea encontrar duplicados para el nombre y la comisión. Para comenzar, ingrese las primeras expresiones en H3 y cópielas en las celdas restantes:

=Commissions8[@Personnel]&Commissions8[@Commission]

La referencia estructurada es el resultado de usar un objeto Table para almacenar los datos. Si está utilizando un rango de datos, ingrese =D3&F3.

Luego, en la celda I3, ingrese la siguiente fórmula de Excel y cópiela para acomodar la lista restante:

=IF(COUNTIF(H3:H13,H3)>1,"Duplicate","")

Ahora hay dos columnas auxiliares en su lugar (Figura F). La función Excel IF() devuelve «Duplicado», cuando la función Excel COUNTIF() encuentra más de una ocurrencia de los valores concatenados en la columna H.

Figura F

ExcelDuplicateRed_F
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Basaremos una regla de formato condicional en la columna H.

Puede detenerse aquí o aplicar un nuevo formato condicional basado en la fórmula de Excel en la columna I para resaltar los duplicados de la siguiente manera:

  1. Seleccione la celda B3:F13.
  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos.
  3. Elija Nueva regla de la lista desplegable.
  4. En el panel superior, seleccione la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.
  5. En el panel inferior, escriba =$I3="Duplicate".
  6. Haga clic en el botón Formato, haga clic en la pestaña Fuente, elija Rojo y haga clic en Aceptar (Figura G)
  7. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja de trabajo.

Figura G

ExcelDuplicateRedo_G
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Introduzca la regla y el formato.

La regla condicional resalta la primera aparición de un duplicado en las columnas Nombre y Comisión (Figura H). Debido a que la regla da formato a todo el registro, los usuarios pueden suponer que todo el registro tiene un duplicado, lo que requeriría un poco de capacitación. En la segunda fórmula auxiliar, puede mostrar DuplicateNameCommission en lugar de solo Duplicate, pero eso parece un poco exagerado.

VER: Por qué Microsoft Lists es el nuevo Excel (TechRepublic)

Figura H

ExcelDuplicateRed_H
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Dos registros tienen valores duplicados en las columnas Persona y Comisión.

Ninguna de estas técnicas funciona con todos los tipos de datos duplicados. Cada situación, ya sea que esté comparando un registro completo, una sola columna o varias columnas, determinará qué método elegir. Hay otras formas de encontrar duplicados, pero estos métodos son rápidos y fáciles.

Nota del editor: Este artículo ha sido actualizado.