Una sobresalir La lista desplegable puede hacer que sea más fácil para el usuario promedio de Microsoft Excel ingresar datos. El uso de una lista desplegable limita las opciones de entrada a una celda seleccionada, lo que acelera la entrada de datos y reduce los errores de entrada de datos. En este artículo, le mostraré una forma rápida y fácil de crear una lista desplegable utilizando la función de validación de datos de Excel.

VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deben conocer (PDF gratuito) (TechRepublic)

Estoy usando microsoft 365 escritorio en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls.

Sin embargo, el objeto Tabla no está disponible en versiones de menú anteriores (.xls), por lo que parte de este artículo no se aplicará si todavía usa una versión .xls. Todavía puede usar un rango de datos para la lista, pero la lista desplegable completa no se actualizará cuando actualice los elementos de la lista. Microsoft Excel para la web admite la validación de datos e incluso puede agregar un menú desplegable de validación de datos en la versión web. No puede expandir una tabla de Excel navegando por la celda para insertar una nueva fila, pero aún puede agregar una fila.

¿Qué es una lista desplegable en Excel?

Figura A muestra una lista desplegable simple en una hoja de cálculo de Excel. Para usar la lista desplegable, haga clic en la celda de entrada de datos (D2 en este caso) y luego haga clic en la flecha desplegable para mostrar la lista de valores en B3:B6. Si un usuario intenta ingresar algo que no sea un elemento en esta lista de valores, Excel rechazará la entrada, protegiendo la validez de sus datos.

Figura A

ExcelDropdown_Redo_A
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Utilice la validación de datos para limitar las opciones durante la entrada de datos.

Para crear un menú desplegable de validación de datos en Excel, necesita dos cosas: una lista de valores y una celda en blanco para usar como celda de entrada de datos. La lista está en B3:B6 y la celda de entrada es D2.

Cómo agregar un menú desplegable de validación de datos en Excel

Ahora que sabe cómo los usuarios y sus datos se beneficiarán de un menú desplegable, agreguemos uno a D2. Primero, agregue la lista corta (Figura A) a B3:B6 y formatéelo como un objeto de tabla de Excel. Simplemente haga clic en cualquier celda de la lista y presione Ctrl + T. En el cuadro de diálogo resultante, asegúrese de que Mi tabla tiene encabezados esté seleccionado y haga clic en Aceptar. Técnicamente, no es necesario formatear los elementos de la lista como una tabla, pero una tabla hace que la lista desplegable sea dinámica.

Para agregar el menú desplegable en nuestro ejemplo a una celda de Excel, haga lo siguiente:

  1. Seleccione D2 para hacer lo mismo, pero puede colocar el menú desplegable en cualquier lugar.
  2. Haga clic en la pestaña Datos, luego haga clic en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Haga clic en la pestaña Configuración si es necesario.
  3. En el cuadro de diálogo Validación de datos resultante, haga clic en Lista en la lista desplegable Opciones de permiso.
  4. Haga clic en el control Fuente y resalte B3:B6: los elementos de la lista.
  5. Haga clic en Aceptar.

Figura B

ExcelDropdown_redo_B
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Identifique los elementos de la lista que completarán la lista desplegable.

Haga clic en el menú desplegable para ver la lista que se muestra anteriormente (Figura A).

Puede agregar una lista desplegable a varias celdas de Excel. Seleccione el rango de celdas de entrada de datos (Paso 1) en lugar de una sola celda de Excel. Al hacerlo, se llenarán varias listas desplegables con los mismos elementos de la lista. Incluso funciona para celdas de Excel no contiguas. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en las celdas de Excel correspondientes. El usuario promedio no se beneficiará de esta funcionalidad adicional, pero es bueno saber que es posible.

VER: Por qué Microsoft Lists es el nuevo Excel (TechRepublic)

Anteriormente, formateó los elementos de la lista como un objeto Tabla. Ahora, averigüemos por qué insertando un nuevo elemento de lista en la tabla:

  1. Seleccione B6 y presione Tabulador para agregar una nueva celda a la tabla.
  2. Escribe «cabra» y presiona Enter.

Excel agregó «cabra» a la lista desplegable (Figura C). No tenía que hacer nada más que insertar el nuevo elemento de la lista. Ese es el poder del objeto Tabla de Excel. Te recomiendo que los uses siempre que sea posible. Para eliminar un elemento de la lista desplegable, elimínelo de la tabla.

Figura C

ExcelDropdown_Redo_C
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Dé formato a la lista como una tabla para que la lista desplegable se actualice automáticamente.

Cómo usar una lista desplegable en una tabla de Excel

Podemos ampliar el tema de la tabla, porque si agrega un menú desplegable de validación de datos a la primera celda de una tabla, Excel extenderá el menú desplegable a cada nuevo registro. Echemos un vistazo rápido a este poco de magia:

  1. Cree una tabla rápida seleccionando F2:G4. Luego presione Ctrl + T, haga clic en la opción Mi tabla tiene encabezados y haga clic en Aceptar.
  2. Seleccione D4, la celda con la lista desplegable que creamos anteriormente, y presione Ctrl + C.
  3. Seleccione G3, la primera celda de esa columna y presione Ctrl + v para copiar el menú desplegable a esa celda.

La lista desplegable está disponible en la primera celda de la columna G (Figura D).

Seleccione un elemento del menú desplegable y presione Tabulador para insertar un nuevo registro en la tabla. Tabulador a G4 y verá que Table copia el menú desplegable automáticamente (Figura E). Si usa Excel para la web, haga clic con el botón derecho en la tabla, elija Insertar en el submenú que aparece y seleccione Filas de tabla arriba. La versión web copiará el menú desplegable como la versión de escritorio.

Figura D

ExcelDropdown_Redo_D
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Copie el menú desplegable en G2 a D3.

Figura E

ExcelDropdown_Redo_E
Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. La tabla copia la lista desplegable para cada nuevo registro.

Podría haber creado la lista de validación de datos utilizando la interfaz como lo hizo anteriormente. Sin embargo, quiero que sepas lo fácil que es copiar un menú desplegable.

A estas alturas, probablemente haya notado que solo puede ver la flecha desplegable si hace clic en la celda de Excel. Esto es un pequeño impedimento. Le recomiendo que elija un formato, como un color de relleno, para que sea fácil de encontrar. Los usuarios deben elegir un artículo; si intentan ingresar sus propios datos arrojarán un error. Hay opciones para mostrar un mensaje de error específico, pero no lo cubriremos en este artículo.

Uso de múltiples enlaces a libros de Microsoft Excel

Puede completar una lista desplegable haciendo referencia a los elementos de la lista en otra hoja de trabajo o incluso en otro libro de trabajo. El proceso requiere un poco de trabajo, por lo que no cubrimos esa opción en este artículo.

Ambos libros deben estar abiertos. Si intenta esto, tenga en cuenta que los enlaces múltiples donde los valores en el libro de trabajo 1 dependen de los valores en el libro de trabajo 2, que se vinculan al libro de trabajo 3, etc., son difíciles de administrar. Los usuarios se olvidan de cerrar archivos y, a veces, incluso de mover archivos. Si usted es la única persona que trabaja con archivos de Excel vinculados, es posible que no tenga ningún problema, pero si otros usuarios los están revisando y modificando, se está buscando problemas. Si realmente necesita tantos enlaces, considere un rediseño.

Quedate atento

En un artículo futuro, le mostraré cómo completar una lista desplegable en un libro de trabajo haciendo referencia a elementos en otro libro de trabajo. La vinculación entre libros de trabajo no es difícil, pero no es intuitiva.